ساختار سازماني در عصر اطلاعات

مقدمه

جوامع امروزي رشد خود را مديون،دو جريان قرن گذشته هستند، يكي فن آوري رايانه ها وديگري فن آوري ارتباطات،كه امروز اين دو با هم تركيب شده وبه نام فن آوري اطلاعات معروف هستند .اگر نگاهي به گذشته نه چندان دور داشته باشيم (20-15 سال گذشته ) انقلاب صنعتي وتغييرات بنيادي در زمينه هاي اقتصادي،اجتماعي،اداري وفرهنگي متاثر از آن به عنوان مهمترين دوره تغيير وتحول،در تاريخ بشر مطح است.

امروزه كه در اوايل قرن 21 بسر مي بريم ،روندي شبيه به تحول عميقي كه انقلاب صنعتي براي انسان ها به ارمغان آورده، با سرعت سز سام آوري در جريان است. اين تغييرات كه بر اساس قدرت تكنولوژي اطلاعات از سال 1970 آغاز گرديده است . انقلاب صنعتي دوم ناميده اند .

پيدايش گونه هاي مختلف فن آوري اطلاعات از جعبه ويد ئوكنفرانس،پست الكترونيك واينترنت،منجر به تغيير شگرفي در محيط كار گرديده است ، وپايه گذاري سازمانهاي مجازي را بوجود آورده است،احتمال مي رود كه واژه مجازي يكي از پر استفاده ترين مفاهيم، در اين دهه گردد، اين مفهوم،در تئوري سازمانها ئدر علم مدير يت مبتني بر سازمان مجازي وتيم هاي مجازي، به منظور بدست آوردن پول وشهرت وارائه خدمات سريعتر ،توجهات بسياري را به خود معطوف كرده است .

 

روی ادامه مطلب کلیک کنید!!!


ادامه مطلب
+ نوشته شده توسط مریم فودازی در 87/02/05 و ساعت 0:8 |

اهميت و ضرورت موضوع:

اهميت و نقش اصلاح و بهبود روشها در نظام اداري انكار ناپذير است. هم‎اكنون به خوبي مشهود است كه سازمانهاي ما در تحقق اهدافشان چنانكه بايد موفق نيستند در حاليكه به لحاظ منابع و امكانات نه تنها كمبودي نيست بلكه اغلب، منابع به هدر مي‎رود.

بررسي مطالعات محققين و تجارب مديران موفق در كشورهاي پيشرفته و يا در حال توسعه مبين آنست كه اصلاح و تجديدنظر مستمر در سيستم ها و روشهاي انجام كار با توجه به پيشرفت علوم و فن‎آوري امري اجتناب‏ناپذير است چرا كه در غيراينصورت سيستم پاسخگوي نيازهاي جامعه نبوده و محكوم به زوال خواهد بود. سيستم‎ها و روشهاي انجام كار از جمله عوامل نرم‎افزاري بهره‎وري هستند كه در اثر بهبود و اصلاح مستمر قابليت انطباق با تغييرات محيط را در سازمانها امكانپذير نموده و آن را در مقابله با مشكلات اجرايي ياري مي‎نمايند.

در مجموع تأثير مستقيم اصلاح و بهبود سيستم‎ها و روشها در بهبود عملكرد و فعاليت‎هاي دستگاهها به‎گونه‎اي است كه در صورت غفلت و كم توجهي امكان استفاده از توانمنديهاي موجود به حداقل ممكن تقليل يافته و عملاً منجر به عقب‎افتادگي نظام اداري كشور مي‎گردد، كما اينكه مقايسه فاصله ايجاد شده ما بين نظام اداري موجود سيستم هاي اداري پيشرفته و يا حتي در حال توسعه متأسفانه مبين نگاه سطحي ما به اين مهم است حال آنكه نيروي انساني و منابع و امكانات بالقوه كشور كاملاً پاسخگوي اين امر خواهد بود تنها چنانچه خواست و اراده راستين مديريت عالي دستگاهها و توان بالفعل اجراي ان با هماهنگي لازم به مرحله بروز و ظهور برسد.

 

سيستم ها و روشها در قانون استخدام كشوري سال 1345

ـ بند ب ماده 104 قانون استخدام كشوري در زمينه امور تشكيلاتي و روشها و تشريفات زائد اداري

ـ قسمت 4 بند ب ماده 104 قانون استخدام كشوري درخصوص بررسي و تهيه پيشنهاد درباره حذف تشريفات زائد به منظور تسهيل و بهبود جريان كارها

 

سيستم ها و روشها در قانون برنامه سوم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران

ماده 1 فصل اول درخصوص اصلاح ساختار اداري مديريت كه مقرر مي‎دارد:

به‏منظور تصحيح، بهسازي و اصلاح نظام اداري در ابعاد نظام اداري تشكيلات، سازماندهي و ساختار اداره امور كشور، كاهش تصدي هاي دولت ، سيستم ها و روشها، مديريت منابع انساني، مقررات و (آئين‎نامه‎ها و دستورالعمل‏ها) و افزايش بهره‎وري دستگاههاي اجرايي، شوراي عالي اداري با تركيب، صلاحيتها، وظايف و اختيارات پيش‎بيني‎شده تشكيل مي‎گردد.

 

بند 6 قسمت ب ماده 1 (فصل اول):

ـ اصلاح و مهندسي مجدد سيستمها و روشها و رويه‎هاي مورد عمل در دستگاههاي اجرايي كشور با گرايش ساده‎سازي مراحل انجام كار، خودكارسازي و كاهش ميزان ارتباط كارمندان با مراجعه‎كنندگان ، افزايش رضايت مراجعان ، كاهش هزينه‎هاي اداري و اقتصادي نمودن فعاليتها

بند 5ـ4ـ اصلاح روش‎ها و فن‎آوري اطلاعات (برنامه تحول نظام اداري ـ برنامه سوم توسعه و برنامه تحول نظام اداري):

آموزش فنون اداري و مستندسازي روش‎هاي انجام كار و اصلاح و اطلاع‎رساني نحوه انجام آنها در دستور كار دستگاه‎هاي اجرايي قرار گرفته است. در طول سه سال گذشته در تعداد زيادي دستگاه‎هاي اجرايي نسبت به مهندسي مجدد روش‎هاي انجام كار و بهينه‎سازي آنها و استقرار نظام مناسب اطلاع‎رساني نحوة ارائه خدمات دولتي اقدامات اوليه شروع شده و اين اقدامات در عرصه‎هايي مانند صنعت بازرگاني و حمل و نقل نتايج خوبي داشته. در اين رابطه طرح نظام اطلاع‎رساني نحوة ارائه خدمات دستگاه‎هاي دولتي تصويب و به دستگاه‎ها ابلاغ شده است. ضمناً طرح ساده‎سازي، تسريع، تسهيل و تصحيح ارتباطات و همچنين استانداردنمودن فرآيندها و روش‎هاي عمومي انجام كار در دستگاه‎هاي اجرايي به تصويب شوراي عالي اداري رسيده است.

 

بند 10 قسمت ب ماده 1

ـ تصويب ضوابط ناظر بر بهره‎برداري مطلوب از فضاهاي اداري و جابجائي و تأمين ساختمانهاي اداري

 

ماده 89ـ قانون تنظيمي بخشي از مقررات مالي دولت

بند ب ـ حق استفاده از ساختمانهاي مازاد بر نياز دستگاههاي وابسته به وزارتخانه‎ها، مؤسسات و سازمانهاي دولتي درمركز به پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه‎ريزي كشور و تصويب هيأت وزيران در استانها به پيشنهاد استاندار با رئيس سازمان مديريت و برنامه‏ريزي استان و تصويب شوراي برنامه‎ريزي بلاعوض به دستگاههاي دولتي نيازمند واگذار گردد.

 

بند 2ـ1ـ3ـ راهبرد اصلي، اصلاح ساختارها ـ رويكرد اصلي بهبود مستمر و مهندسي مجدد فرآيندها:

روش عمومي و به تعبيري رويكرد اصلي، مهندسي مجدد اين فرآيندها و طي مراحل به صورت تدريجي است كه شامل موارد زير خواهد بود:

ـ مقررات‎زدايي و تسهيل فعاليت‎هاي معطوف به تأمين اشتغال

ـ روش‎مندكردن علمي فعاليت‎ها و تجهيز آنها به فن‎آوري اطلاعات و ارتباطات

ـ اصلاح يا وضع قوانين و مقررات جديد براي تأمين اصول سه گانه حاكم بر فعاليت‎هاي اقتصادي

 

4ـ2ـ سيستم‏ها و روش‎ها در برنامه تحول اداري: ششمين طرح در برنامه تحول اداري به اصلاح فرآيندها،‌ روشها‎ي انجام كار و فن‏آوري اداري اختصاص يافته است كه سياستهاي اجرايي آن بشرح ذيل مي‏باشد:

ـ نظام‎هاي مكانيزه در دستگاههاي اجرايي با هدف تسريع، تسهيل، دقت و ارتقاي سطح كيفيت طراحي و توسعه يابد و به تدريج، رويه‎ها و شيوه‎هاي انجام كار خود كار گردد.

ـ نظم و انضباط اداري در رفتار وعملكرد مقامات، مديران و كاركنان دستگاههاي دولتي تقويت گردد و دستگاههاي اجرايي كشور با توجه به اين معيار و ساير معيارهاي پيش‎گفته، مورد ارزيابي قرار گيرند.

ـ استفاده و بكارگيري فنون و روش‎هاي نوين در دستگاههاي دولتي با اولويت پيگيري شود و براي ترغيب دستگاههاي دولتي نسبت به اينگونه اقدمات، سازوكارهاي تشويقي و انگيزشي لازم پيش‏بيني شود.

ـ براي تحول در نظام اداري كشور از ديدگاهها و تجربيات متخصصان داخل و خارج استفاده گردد و تجربه‎هاي موفق كشورها اخذ، منتشر و موارد مطلوب و مناسب،‌ مورد بهره‎برداري قرار گيرد.

 

ـ چالشهاي موجود:

ـ روشها و رويه‎هاي موجود عموماً قديمي بوده و مدت زيادي از طراحي آنها مي‎گذرد . در اين مدت تلاش براي ايجاد هماهنگي بين روشهاي انجام كار متناسب با تحولات اجتماعي، نيازهاي مردم و ضرورت تسريع در انجام امور كمتر صورت گرفته است.

ـ به رغم تلاش سازمان مديريت و برنامه‎ريزي كشور در راستاي مأموريتهاي شوراي عالي اداري، بهبود روشهاي عمومي و مشترك منجر به نتايج مورد نظر نگرديده است و به تبع آن تلاش براي بهبود روشهاي اختصاصي نيز بعضاً با مقاومت دستگاهها روبرو شده است.

ـ كاركنان دستگاههاي اجرايي با روشها و رويه‎هاي موجود و نيز به صورت كامل آشنايي نداشته و آموزشهاي لازم را براي اجراي صحيح و آنها قرار نگرفته‏اند. ضمن اينكه اين روشها مضبوط و مدون هم نيست.

ـ توسعه فن‏آوري اداري و استفاده از فن‏آوري اداري از منطق مشخصي تبعيت نمي‎كند و در توسعه و ترويج آنها ديدگاه هزينه ـ منفعت حاكم نيست.

ـ مفهوم اصلاحات و تحول در نظام اداري كمتر به بخش فن‏آوري (روشها ـ رويه‏ها) تسري پيدا كرده و علم تحول و اصلاح در اين بخش ديگر قسمتهاي نظام اداري را به شدت متأثر نموده است.

ـ با توجه به تأكيد مستمر در مورد كاستن از حجم تصدي دولت، لغو و كاهش انحصارات دولتي و واگذاري امور به بخش غيردولتي، ضرورت بازنگري در فن‏آوري انجام كارها شديداً احساس مي‎گردد كه با توجه به مقاومت طبيعي كاركنان و مديران در اين موارد، روشها و رويه‎هاي مورد عمل نيز به شدت مورد دفاع قرار مي‏گيرد و هر‎گونه تغيير در اين موارد با مقاومت شديد مواجه مي‎شود.

ـ كمبود كارشناسان و متخصصين كارآمد در مباحث اصلاح و بهبود روشها، عدم پرداختن مراكز آموزش كاركنان دولت و نيز مراكز آموزش عالي به آموزشهاي خاص روشها و سيستمها و اندك بودن سهم دروس مربوطه به بخش (همچون تجزيه و تحليل سيستمها، مهندسي سيستم، پژوهش عملياتي و ...) در آموزشهاي علوم اداري و مديريت، موجب ركود و توقف اقدامات اصلاحي در اين بخش گرديده است.

ـ روشها و رويه‎هاي مورد عمل دستگاههاي اجرايي به هيچ وجه پاسخگوي نيازهاي واقعي مردم نبوده و در اين روشها و رويه‎ها توجه به سازمان بعنوان اصل مطرح است و هرگونه تغيير در اين موارد قبل از آنكه حل مشكلات مردم را توجه نمايد به حفظ منافع و مصالح سازمانها انديشيده است.

ـ حجم وسيع قوانين و مقررات و تغييرات سريع در آنها موجب كم توجهي به طراحي و برقراي نظامهاي اجرايي مربوط به آنها گرديده و بسياري از قوانين و مقررات عليرغم اينكه در متن خود مشكلات مردم را توجه قرار داده‎اند بدليل فقدان روشهاي اجرايي مناسب براي آنها به اهداف خود نرسيده‎اند.

ـ تراكم بيش از حد امور جاري و گرفتاري كاركنان و مديران در جوابگويي به مراجعات مردم، آنها را از پرداختن به اصلاح روشها بازداشته و كم كم ناكارآمدي اين روشها براي مجريان و مردم امري عادي و قابل قبول شده است.

ـ در برخي موارد همانند استفاده از رايانه و فن‏آوري نوين نيز كه امكان تحول و تغيير در روشهاي انجام كار را مي‎توانست فراهم نمايد فقدان سياستگذاري و نظارت لازم از طرف مراجع ذيربط منجر به توسعه بي‎رويه و پرهزينه اينگونه موارد گرديده و كارآمدي لازم نيز كمتر حاصل شده است.

ـ روشهاي اجرايي و آئين‎نامه‎ها متناسب با قوانين و مقررات موضوعه نبوده ومجموعه اين سازوكارها در جهت حل مشكلات مردم نمي‎باشد.

 

نقاط قوت:

ـ قانون‎گرايي و توجه به قانونمندي

ـ درك اهميت و اصرار مديريت عالي بر اصلاح سيستم‎ها و روش‎ها

ـ وجود سازوكارهاي لازم براي اصلاح سيستم‎ها و روش‎ها نظير هيأت دولت و شوراي عالي اداري

ـ توجه به مهندسي سيستم‎ها و روش‎ها

ـ برقراري روش‎هاي مدون و منطقي در دستگاه‎هاي اجرايي كشور

ـ رفع نارسايي‎ها و ابهامات موجود در قوانين و مقررات دستگاه‎هاي اجرايي

ـ ضابطه‎مندكردن عمليات اداري

ـ امكان اطلاع‎رساني صحيح و به موقع به خدمت‎گيرندگان

 

نقاط ضعف:

ـ مدون‎نبودن و عدم ضابطه‎مندي عمليات اداري

ـ فقدان برنامه‎ريزي مدون در زمينه بهبود سيستم‎ها و روش‎هاي انجام كار

ـ كمبود نيروي انساني متخصص در زمينه سيستم‎ها و روش‎ها

ـ عدم آموزش لازم كاركنان شاغل در واحد سيستم‎ها و روش‎ها

ـ عدم توجه به آشنايي مديران بر اهميت و جايگاه بهبود سيستم‎ها و روش‎ها

ـ فقدان توجه به مستندسازي روش‎هاي مورد عمل

ـ فقدان شبكه راهبردي سازوكارهاي حماتي ـ‌ پشتيباني‎هاي تخصصي

ـ عدم همكاري لازم از سوي برخي مديران و كاركنان در امر اصلاح سيستم‎ها و روش‎ها

ـ كم‎توجهي به نقش بهبود روش‎ها و رويه‎هاي جاري مورد عمل در جلب رضايت مراجعين و مخاطبين

 

فرصت‎ها:

ـ تحول‎طلبي در نهادهاي تصميم‎گيري و اجرايي

ـ پيشرفت روزافزون در قابليت‎هاي تكنولوژي اداري

 

تهديدها:

ـ حاكميت ساختارهاي غيرهدفمند و غيرمتناسب با تغييرات و مقتضيات (فقدان عقلانيت علمي)

ـ فقدان ساختارها و نظام‎هاي اساسي هماهنگ‎كننده فراقوه‎اي

 

رويكردهاي اصلاح سيستم ها و روشها

اصلاح سيستم ها و روشهاي انجام كار به لحاظ ماهيت و نوع عملياتي كه طلب مي‎كند و نيز گستردگي و فراگيري آن لزوماً رويكردي برنامه‎اي با گرايش راهبردي ـ كاربردي در امر سياستگذاري و برنامه‎ريزي و رويكردي مشاركتي در عمليات و اجرا مي‎باشد.

از اينرو لزوماً‌ مي‎بايستي سياستها و خط‎مشي‎ها و ضوابط و اصول كلي آن توسط يك مركزيت كشوري انجام و هدايت و رهبري گردد و در اجرا نياز به مشاركت فعال، فراگير و همه جانبه بخش‎هاي مختلف دولت و تمامي اعضاء و كاركنان بين بخشي و بخشهاي داخلي دستگاههاي دولتي دارد. لذا رويكردهاي زير پيشنهاد مي‎گردد:

ـ اصلاح فرايند با رويكرد مديريت كيفيت جامع شامل:

ـ توجه به اصل بهبود مستمر

ـ مشتري‎مداري و توجه به رضايت مخاطبان

ـ مشاركت همه جانبه كاركنان

ـ يادگيري سازماني (بعنوان بستر استقرار مديريت كيفيت جامع مبتني بر اصول سازمانهاي يادگيرنده:

1ـ دورنماي مشترك

2ـ عامل بودن افراد (ويژگيهاي فردي)

3ـ يادگيري تيمي

4ـ اصلاح مدل‎هاي ذهني

5ـ ديد سيستمي

 

اهداف:

ـ افزايش اثربخشي و كارآيي و بهسازي و مديريت بهره‎وري در دستگاههاي دولتي

ـ افزايش رضايتمندي در كاركنان مردم

ـ توقف گسترش بي‎رويه و غيرضرور تشكيلات دولت

ـ ارتقاء سطح پاسخگوي دولت

ـ كاهش هزينه‎هاي عمومي (هزينه هاي مردم و دستگاههاي دولتي

ـ كاهش مراكز تصميم‎گير و كنترل در طي فرآيندهاي عملياتي)

ـ افزايش كيفيت

 

*راهبرد اصلي

ـ بهبود مستمر فرايندها

ـ مهندسي مجدد ساختارها و استانداردهاي اداري معطوف به اهداف توسعه

ـ فراگير كردن فن‏آوري اطلاعات و مديريت مناسب و هماهنگ با تحولات جهاني

 

*راهبردهاي اختصاصي:

ـ كاهش مراكز تصميم‎گيري و مراحل انجام كار و اعمال كنترل در طي فرآيند

ـ توزيع صحيح اختيار و مسئوليت و تفويض اختيار به واحدهاي خارج از مركز

ـ طراحي مجدد ساختار سازماني و ايجاد اصلاحات ريشه‎اي از طريق فرآيند كارها

ـ ترويج فرهتگ بهبود فرآيندها در واحدهاي اجرايي و بهبود مستمر

ـ ايجاد مبنا و معيار براي اندازه‎گيري درجه اثربخشي فرايندها

ـ آموزش شيوه‎ها و مهارتهاي مستندسازي به كاركنان و انجام فعاليتهاي استاندارد شده

ـ بهبود تركيب نيروي انساني سازمانها از طريق اصلاح فرآيندها

ـ افزايش توان تخصصي كاركنان در حوزه فعاليت هاي سازماني

ـ اصلاح و تعديل سيستم هاي زائد در جهت تسهيل فرايندهاي عملياتي

ـ ايجاد زمينه‎ها و بسترهاي لازم براي تحول در قوانين و مقررات، دستورالعمل‎ها و آئين نامه‎هاي مورد عمل.

 

 

+ نوشته شده توسط مریم فودازی در 86/12/20 و ساعت 23:5 |