اصلاح سيستم ها و روش ها
1ـ اهميت و ضرورت موضوع:
اهميت و نقش اصلاح و بهبود روشها در نظام اداري انكار ناپذير است. هماكنون به خوبي مشهود است كه سازمانهاي ما در تحقق اهدافشان چنانكه بايد موفق نيستند در حاليكه به لحاظ منابع و امكانات نه تنها كمبودي نيست بلكه اغلب، منابع به هدر ميرود.
بررسي مطالعات محققين و تجارب مديران موفق در كشورهاي پيشرفته و يا در حال توسعه مبين آنست كه اصلاح و تجديدنظر مستمر در سيستم ها و روشهاي انجام كار با توجه به پيشرفت علوم و فنآوري امري اجتنابناپذير است چرا كه در غيراينصورت سيستم پاسخگوي نيازهاي جامعه نبوده و محكوم به زوال خواهد بود. سيستمها و روشهاي انجام كار از جمله عوامل نرمافزاري بهرهوري هستند كه در اثر بهبود و اصلاح مستمر قابليت انطباق با تغييرات محيط را در سازمانها امكانپذير نموده و آن را در مقابله با مشكلات اجرايي ياري مينمايند.
در مجموع تأثير مستقيم اصلاح و بهبود سيستمها و روشها در بهبود عملكرد و فعاليتهاي دستگاهها بهگونهاي است كه در صورت غفلت و كم توجهي امكان استفاده از توانمنديهاي موجود به حداقل ممكن تقليل يافته و عملاً منجر به عقبافتادگي نظام اداري كشور ميگردد، كما اينكه مقايسه فاصله ايجاد شده ما بين نظام اداري موجود سيستم هاي اداري پيشرفته و يا حتي در حال توسعه متأسفانه مبين نگاه سطحي ما به اين مهم است حال آنكه نيروي انساني و منابع و امكانات بالقوه كشور كاملاً پاسخگوي اين امر خواهد بود تنها چنانچه خواست و اراده راستين مديريت عالي دستگاهها و توان بالفعل اجراي ان با هماهنگي لازم به مرحله بروز و ظهور برسد.
سيستم ها و روشها در قانون استخدام كشوري سال 1345
ـ بند ب ماده 104 قانون استخدام كشوري در زمينه امور تشكيلاتي و روشها و تشريفات زائد اداري
ـ قسمت 4 بند ب ماده 104 قانون استخدام كشوري درخصوص بررسي و تهيه پيشنهاد درباره حذف تشريفات زائد به منظور تسهيل و بهبود جريان كارها
سيستم ها و روشها در قانون برنامه سوم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران
ماده 1 فصل اول درخصوص اصلاح ساختار اداري مديريت كه مقرر ميدارد:
بهمنظور تصحيح، بهسازي و اصلاح نظام اداري در ابعاد نظام اداري تشكيلات، سازماندهي و ساختار اداره امور كشور، كاهش تصدي هاي دولت ، سيستم ها و روشها، مديريت منابع انساني، مقررات و (آئيننامهها و دستورالعملها) و افزايش بهرهوري دستگاههاي اجرايي، شوراي عالي اداري با تركيب، صلاحيتها، وظايف و اختيارات پيشبينيشده تشكيل ميگردد.
بند 6 قسمت ب ماده 1 (فصل اول):
ـ اصلاح و مهندسي مجدد سيستمها و روشها و رويههاي مورد عمل در دستگاههاي اجرايي كشور با گرايش سادهسازي مراحل انجام كار، خودكارسازي و كاهش ميزان ارتباط كارمندان با مراجعهكنندگان ، افزايش رضايت مراجعان ، كاهش هزينههاي اداري و اقتصادي نمودن فعاليتها
بند 5ـ4ـ اصلاح روشها و فنآوري اطلاعات (برنامه تحول نظام اداري ـ برنامه سوم توسعه و برنامه تحول نظام اداري):
آموزش فنون اداري و مستندسازي روشهاي انجام كار و اصلاح و اطلاعرساني نحوه انجام آنها در دستور كار دستگاههاي اجرايي قرار گرفته است. در طول سه سال گذشته در تعداد زيادي دستگاههاي اجرايي نسبت به مهندسي مجدد روشهاي انجام كار و بهينهسازي آنها و استقرار نظام مناسب اطلاعرساني نحوة ارائه خدمات دولتي اقدامات اوليه شروع شده و اين اقدامات در عرصههايي مانند صنعت بازرگاني و حمل و نقل نتايج خوبي داشته. در اين رابطه طرح نظام اطلاعرساني نحوة ارائه خدمات دستگاههاي دولتي تصويب و به دستگاهها ابلاغ شده است. ضمناً طرح سادهسازي، تسريع، تسهيل و تصحيح ارتباطات و همچنين استانداردنمودن فرآيندها و روشهاي عمومي انجام كار در دستگاههاي اجرايي به تصويب شوراي عالي اداري رسيده است.
بند 10 قسمت ب ماده 1
ـ تصويب ضوابط ناظر بر بهرهبرداري مطلوب از فضاهاي اداري و جابجائي و تأمين ساختمانهاي اداري
ماده 89ـ قانون تنظيمي بخشي از مقررات مالي دولت
بند ب ـ حق استفاده از ساختمانهاي مازاد بر نياز دستگاههاي وابسته به وزارتخانهها، مؤسسات و سازمانهاي دولتي درمركز به پيشنهاد سازمان مديريت و برنامهريزي كشور و تصويب هيأت وزيران در استانها به پيشنهاد استاندار با رئيس سازمان مديريت و برنامهريزي استان و تصويب شوراي برنامهريزي بلاعوض به دستگاههاي دولتي نيازمند واگذار گردد.
بند 2ـ1ـ3ـ راهبرد اصلي، اصلاح ساختارها ـ رويكرد اصلي بهبود مستمر و مهندسي مجدد فرآيندها:
روش عمومي و به تعبيري رويكرد اصلي، مهندسي مجدد اين فرآيندها و طي مراحل به صورت تدريجي است كه شامل موارد زير خواهد بود:
ـ مقرراتزدايي و تسهيل فعاليتهاي معطوف به تأمين اشتغال
ـ روشمندكردن علمي فعاليتها و تجهيز آنها به فنآوري اطلاعات و ارتباطات
ـ اصلاح يا وضع قوانين و مقررات جديد براي تأمين اصول سه گانه حاكم بر فعاليتهاي اقتصادي
4ـ2ـ سيستمها و روشها در برنامه تحول اداري: ششمين طرح در برنامه تحول اداري به اصلاح فرآيندها، روشهاي انجام كار و فنآوري اداري اختصاص يافته است كه سياستهاي اجرايي آن بشرح ذيل ميباشد:
ـ نظامهاي مكانيزه در دستگاههاي اجرايي با هدف تسريع، تسهيل، دقت و ارتقاي سطح كيفيت طراحي و توسعه يابد و به تدريج، رويهها و شيوههاي انجام كار خود كار گردد.
ـ نظم و انضباط اداري در رفتار وعملكرد مقامات، مديران و كاركنان دستگاههاي دولتي تقويت گردد و دستگاههاي اجرايي كشور با توجه به اين معيار و ساير معيارهاي پيشگفته، مورد ارزيابي قرار گيرند.
ـ استفاده و بكارگيري فنون و روشهاي نوين در دستگاههاي دولتي با اولويت پيگيري شود و براي ترغيب دستگاههاي دولتي نسبت به اينگونه اقدمات، سازوكارهاي تشويقي و انگيزشي لازم پيشبيني شود.
ـ براي تحول در نظام اداري كشور از ديدگاهها و تجربيات متخصصان داخل و خارج استفاده گردد و تجربههاي موفق كشورها اخذ، منتشر و موارد مطلوب و مناسب، مورد بهرهبرداري قرار گيرد.
ـ چالشهاي موجود:
ـ روشها و رويههاي موجود عموماً قديمي بوده و مدت زيادي از طراحي آنها ميگذرد . در اين مدت تلاش براي ايجاد هماهنگي بين روشهاي انجام كار متناسب با تحولات اجتماعي، نيازهاي مردم و ضرورت تسريع در انجام امور كمتر صورت گرفته است.
ـ به رغم تلاش سازمان مديريت و برنامهريزي كشور در راستاي مأموريتهاي شوراي عالي اداري، بهبود روشهاي عمومي و مشترك منجر به نتايج مورد نظر نگرديده است و به تبع آن تلاش براي بهبود روشهاي اختصاصي نيز بعضاً با مقاومت دستگاهها روبرو شده است.
ـ كاركنان دستگاههاي اجرايي با روشها و رويههاي موجود و نيز به صورت كامل آشنايي نداشته و آموزشهاي لازم را براي اجراي صحيح و آنها قرار نگرفتهاند. ضمن اينكه اين روشها مضبوط و مدون هم نيست.
ـ توسعه فنآوري اداري و استفاده از فنآوري اداري از منطق مشخصي تبعيت نميكند و در توسعه و ترويج آنها ديدگاه هزينه ـ منفعت حاكم نيست.
ـ مفهوم اصلاحات و تحول در نظام اداري كمتر به بخش فنآوري (روشها ـ رويهها) تسري پيدا كرده و علم تحول و اصلاح در اين بخش ديگر قسمتهاي نظام اداري را به شدت متأثر نموده است.
ـ با توجه به تأكيد مستمر در مورد كاستن از حجم تصدي دولت، لغو و كاهش انحصارات دولتي و واگذاري امور به بخش غيردولتي، ضرورت بازنگري در فنآوري انجام كارها شديداً احساس ميگردد كه با توجه به مقاومت طبيعي كاركنان و مديران در اين موارد، روشها و رويههاي مورد عمل نيز به شدت مورد دفاع قرار ميگيرد و هرگونه تغيير در اين موارد با مقاومت شديد مواجه ميشود.
ـ كمبود كارشناسان و متخصصين كارآمد در مباحث اصلاح و بهبود روشها، عدم پرداختن مراكز آموزش كاركنان دولت و نيز مراكز آموزش عالي به آموزشهاي خاص روشها و سيستمها و اندك بودن سهم دروس مربوطه به بخش (همچون تجزيه و تحليل سيستمها، مهندسي سيستم، پژوهش عملياتي و ...) در آموزشهاي علوم اداري و مديريت، موجب ركود و توقف اقدامات اصلاحي در اين بخش گرديده است.
ـ روشها و رويههاي مورد عمل دستگاههاي اجرايي به هيچ وجه پاسخگوي نيازهاي واقعي مردم نبوده و در اين روشها و رويهها توجه به سازمان بعنوان اصل مطرح است و هرگونه تغيير در اين موارد قبل از آنكه حل مشكلات مردم را توجه نمايد به حفظ منافع و مصالح سازمانها انديشيده است.
ـ حجم وسيع قوانين و مقررات و تغييرات سريع در آنها موجب كم توجهي به طراحي و برقراي نظامهاي اجرايي مربوط به آنها گرديده و بسياري از قوانين و مقررات عليرغم اينكه در متن خود مشكلات مردم را توجه قرار دادهاند بدليل فقدان روشهاي اجرايي مناسب براي آنها به اهداف خود نرسيدهاند.
ـ تراكم بيش از حد امور جاري و گرفتاري كاركنان و مديران در جوابگويي به مراجعات مردم، آنها را از پرداختن به اصلاح روشها بازداشته و كم كم ناكارآمدي اين روشها براي مجريان و مردم امري عادي و قابل قبول شده است.
ـ در برخي موارد همانند استفاده از رايانه و فنآوري نوين نيز كه امكان تحول و تغيير در روشهاي انجام كار را ميتوانست فراهم نمايد فقدان سياستگذاري و نظارت لازم از طرف مراجع ذيربط منجر به توسعه بيرويه و پرهزينه اينگونه موارد گرديده و كارآمدي لازم نيز كمتر حاصل شده است.
ـ روشهاي اجرايي و آئيننامهها متناسب با قوانين و مقررات موضوعه نبوده ومجموعه اين سازوكارها در جهت حل مشكلات مردم نميباشد.
نقاط قوت:
ـ قانونگرايي و توجه به قانونمندي
ـ درك اهميت و اصرار مديريت عالي بر اصلاح سيستمها و روشها
ـ وجود سازوكارهاي لازم براي اصلاح سيستمها و روشها نظير هيأت دولت و شوراي عالي اداري
ـ توجه به مهندسي سيستمها و روشها
ـ برقراري روشهاي مدون و منطقي در دستگاههاي اجرايي كشور
ـ رفع نارساييها و ابهامات موجود در قوانين و مقررات دستگاههاي اجرايي
ـ ضابطهمندكردن عمليات اداري
ـ امكان اطلاعرساني صحيح و به موقع به خدمتگيرندگان
نقاط ضعف:
ـ مدوننبودن و عدم ضابطهمندي عمليات اداري
ـ فقدان برنامهريزي مدون در زمينه بهبود سيستمها و روشهاي انجام كار
ـ كمبود نيروي انساني متخصص در زمينه سيستمها و روشها
ـ عدم آموزش لازم كاركنان شاغل در واحد سيستمها و روشها
ـ عدم توجه به آشنايي مديران بر اهميت و جايگاه بهبود سيستمها و روشها
ـ فقدان توجه به مستندسازي روشهاي مورد عمل
ـ فقدان شبكه راهبردي سازوكارهاي حماتي ـ پشتيبانيهاي تخصصي
ـ عدم همكاري لازم از سوي برخي مديران و كاركنان در امر اصلاح سيستمها و روشها
ـ كمتوجهي به نقش بهبود روشها و رويههاي جاري مورد عمل در جلب رضايت مراجعين و مخاطبين
فرصتها:
ـ تحولطلبي در نهادهاي تصميمگيري و اجرايي
ـ پيشرفت روزافزون در قابليتهاي تكنولوژي اداري
تهديدها:
ـ حاكميت ساختارهاي غيرهدفمند و غيرمتناسب با تغييرات و مقتضيات (فقدان عقلانيت علمي)
ـ فقدان ساختارها و نظامهاي اساسي هماهنگكننده فراقوهاي
رويكردهاي اصلاح سيستم ها و روشها
اصلاح سيستم ها و روشهاي انجام كار به لحاظ ماهيت و نوع عملياتي كه طلب ميكند و نيز گستردگي و فراگيري آن لزوماً رويكردي برنامهاي با گرايش راهبردي ـ كاربردي در امر سياستگذاري و برنامهريزي و رويكردي مشاركتي در عمليات و اجرا ميباشد.
از اينرو لزوماً ميبايستي سياستها و خطمشيها و ضوابط و اصول كلي آن توسط يك مركزيت كشوري انجام و هدايت و رهبري گردد و در اجرا نياز به مشاركت فعال، فراگير و همه جانبه بخشهاي مختلف دولت و تمامي اعضاء و كاركنان بين بخشي و بخشهاي داخلي دستگاههاي دولتي دارد. لذا رويكردهاي زير پيشنهاد ميگردد:
ـ اصلاح فرايند با رويكرد مديريت كيفيت جامع شامل:
ـ توجه به اصل بهبود مستمر
ـ مشتريمداري و توجه به رضايت مخاطبان
ـ مشاركت همه جانبه كاركنان
ـ يادگيري سازماني (بعنوان بستر استقرار مديريت كيفيت جامع مبتني بر اصول سازمانهاي يادگيرنده:
1ـ دورنماي مشترك
2ـ عامل بودن افراد (ويژگيهاي فردي)
3ـ يادگيري تيمي
4ـ اصلاح مدلهاي ذهني
5ـ ديد سيستمي
اهداف:
ـ افزايش اثربخشي و كارآيي و بهسازي و مديريت بهرهوري در دستگاههاي دولتي
ـ افزايش رضايتمندي در كاركنان مردم
ـ توقف گسترش بيرويه و غيرضرور تشكيلات دولت
ـ ارتقاء سطح پاسخگوي دولت
ـ كاهش هزينههاي عمومي (هزينه هاي مردم و دستگاههاي دولتي
ـ كاهش مراكز تصميمگير و كنترل در طي فرآيندهاي عملياتي)
ـ افزايش كيفيت
*راهبرد اصلي
ـ بهبود مستمر فرايندها
ـ مهندسي مجدد ساختارها و استانداردهاي اداري معطوف به اهداف توسعه
ـ فراگير كردن فنآوري اطلاعات و مديريت مناسب و هماهنگ با تحولات جهاني
*راهبردهاي اختصاصي:
ـ كاهش مراكز تصميمگيري و مراحل انجام كار و اعمال كنترل در طي فرآيند
ـ توزيع صحيح اختيار و مسئوليت و تفويض اختيار به واحدهاي خارج از مركز
ـ طراحي مجدد ساختار سازماني و ايجاد اصلاحات ريشهاي از طريق فرآيند كارها
ـ ترويج فرهتگ بهبود فرآيندها در واحدهاي اجرايي و بهبود مستمر
ـ ايجاد مبنا و معيار براي اندازهگيري درجه اثربخشي فرايندها
ـ آموزش شيوهها و مهارتهاي مستندسازي به كاركنان و انجام فعاليتهاي استاندارد شده
ـ بهبود تركيب نيروي انساني سازمانها از طريق اصلاح فرآيندها
ـ افزايش توان تخصصي كاركنان در حوزه فعاليت هاي سازماني
ـ اصلاح و تعديل سيستم هاي زائد در جهت تسهيل فرايندهاي عملياتي
ـ ايجاد زمينهها و بسترهاي لازم براي تحول در قوانين و مقررات، دستورالعملها و آئين نامههاي مورد عمل.
وبلاگ دانشگاه علامه طباطبائی در زمینه رشته مدیریت فعال بوده و از همه کسانی که مایل به همکاری باشند دعوت به عمل می آورد.